عن الإدارة
إدارة متمكنة من مساندة وتيسير الابتعاث الداخلي والخارجي إلكترونيا ابتداء من التحفيز لإكمال جميع الدرجات العلمية العليا ووصولا إلى الحصول عليها بكل دقة وسرعة إداريا وإجرائيا.
تقديم كافة الخدمات للمبتعثين ومتابعتهم دوريا وسرعة اتخاذ الإجراءات الإدارية.
الموضوعية، التواصل الفعال، التعاون، الشفافية، السرعة والدقة.
المعيدين والمحاضرين المعينين في الجامعة السعودية الإلكترونية.
- التأكد من تطبيق اللوائح والأنظمة وصحة الإجراءات في كل ما له علاقة بالابتعاث.
- إصدار القرارات التنفيذية.
- إنجاز معاملات المبتعثين عبر نظام سفير.
- الرد على استفسارات المبتعثين عبر قنوات التواصل وتوجيههم بما يلزم.
إجراءات الابتعاث والمبتعثين
- تعبئة النموذج المخصص لطلب الضمان المالي.
- التأكد من أن الجامعات المراد تقديم الضمان لها ضمن أفضل 200 جامعة في التصنيف العام أو التصنيف بالتخصص في التصنيفات العالمية المعتمدة الآتية:
- Times Higher Education Ranking.
- QS: World University Rankings.
- Shanghai Ranking.
- التأكد من أن الجامعة والتخصص موصى بهما في سفير الجامعات (https://ru.moe.gov.sa/Search).
- رفع طلب الضمان المالي إلى رئيس القسم العلمي مع إرفاق صورة من جواز السفر.
- رفع الطلب إلى عميد الكلية.
- إحالة الطلب إلى إدارة الابتعاث.
- إصدار الضمان المالي.
- تزويد المحاضر بالضمان المالي عبر البريد الإلكتروني.
- حصول المحاضر على قبول أكاديمي غير مشروط من جامعة ضمن أفضل 200 جامعة في التصنيف العام أو التصنيف بالتخصص في التصنيفات العالمية المعتمدة الآتية:
- Times Higher Education Ranking.
- QS: World University Rankings.
- Shanghai Ranking.
- التأكد من أن الجامعة والتخصص موصى بهما في سفير الجامعات (https://ru.moe.gov.sa/Search).
- رفع طلب الابتعاث إلى القسم العلمي وإرفاق المستندات الآتية:
- القبول الأكاديمي، (موضح فيه التخصص ومدة البرنامج وتاريخ بداية الدراسة).
- نموذج البيانات.
- صورة من الهوية الوطنية.
- صورة من سجل الأسرة (في حال وجود مرافقين).
- صورة من الشهادات ومعادلتها.
- قرار التعيين.
- تدقيق طلب الابتعاث من القسم العلمي والتأكد من مطابقته للائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات وقواعدها التنفيذية.
- عرض الطلب على مجلس القسم العلمي.
- عرض الطلب على مجلس الكلية.
- عرض الطلب على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
- عرض الطلب على مجلس الجامعة لاتخاذ القرار (المادة 6).
- إصدار بطاقة الارتباط المالي.
- تبليغ المحاضر بقرار مجلس الجامعة، وطلب تزويد إدارة الابتعاث بصورة من تأشيرة السفر إذا كان الابتعاث للخارج.
- تُصدر إدارة الابتعاث قرار الابتعاث ويتم تزويد المحاضر بصورة من القرار.
- طلب المبتعث تذكرة الذهاب إلى مقر البعثة من خلال منصة اعتماد.
- يتم سفر المبتعث إلى مقر دراسته بعد صدور قرار الابتعاث، ويلغى القرار إذا لم يصل إلى مقر دراسته بعد مضي 3 أشهر من تاريخ إصداره (المادة 8).
- تقوم إدارة الابتعاث بفتح ملف للمبتعث للخارج في نظام سفير.
- على المبتعث التواجد في مقر البعثة قبل تاريخ بداية الدراسة، ويبدأ الصرف عليه من تاريخ وصوله إلى مقر بعثته على ألا تزيد المدة بين تاريخ وصوله وتاريخ بداية دراسته عن شهر واحد (المادة 9).
- عند الوصول إلى مقر البعثة يرفع المبتعث طلب مباشرة الدراسة في نظام سفير.
- تبدأ البعثة من تاريخ الوصول إلى مقر البعثة.
- أن يكون تأجيل البعثة بعد إصدار قرار الابتعاث وقبل بدء البعثة.
- يُقدّم المحاضر الطلب مع تحديد تاريخ بداية ونهاية التأجيل إلى رئيس القسم، وإرفاق المبررات الداعمة للطلب وقبول أكاديمي بتاريخ بداية الدراسة بعد التأجيل.
- عرض الطلب على مجلس القسم العلمي.
- عرض الطلب على مجلس الكلية.
- عرض الطلب على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
- إصدار قرار تأجيل البعثة.
- تزويد المحاضر بصورة من القرار عبر البريد الإلكتروني.
- قبل البدء بإجراءات تمديد البعثة، على المبتعث التأكد من استحقاق التمديد بناءً على قرار مجلس شؤون الجامعات رقم (8/22/45) والذي نص على "يكون التمديد وفق نظام المؤسسة التعليمية في بلد الابتعاث على ألا يتجاوز 5 سنوات مضاف لها سنة واحدة" أي أن مدة التمديد تعتمد على مدة البرنامج الدراسي المذكورة في القبول الأكاديمي أو صفحة الجامعة المبتعث لها ويضاف لها سنة واحدة فقط.
- رفع طلب تمديد البعثة في نظام سفير (الابتعاث الخارجي) أو تعبئة نموذج الطلبات عبر البريد الإلكتروني (الابتعاث الداخلي)، مع إرفاق خطاب المشرف الدراسي والسجل الأكاديمي وتقرير الأداء.
- تدقيق الطلب من إدارة الابتعاث ثم إحالته إلى الكلية.
- عرض الطلب على مجلس القسم العلمي.
- عرض الطلب على مجلس الكلية.
- عرض الطلب على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
- عرض الطلب على مجلس الجامعة لاتخاذ القرار.
- إصدار قرار تمديد البعثة.
- قبول الطلب في سفير مع إرفاق صورة من القرار (الابتعاث الخارجي)، أو تزويد المبتعث بصورة من القرار (الابتعاث الداخلي).
- أن تنطبق على الجامعة القواعد التنفيذية للائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات، بالإضافة إلى الفقرة الأولى من (طلب الابتعاث) بالإضافة للمادتين (11و12).
- رفع طلب تغيير الدولة أو الجامعة أو التخصص في نظام سفير (الابتعاث الخارجي) أو تعبئة نموذج الطلبات عبر البريد الإلكتروني (الابتعاث الداخلي)، مع إرفاق القبول الأكاديمي الجديد والسجل الأكاديمي وتقرير الأداء إن وجد.
- تدقيق الطلب من إدارة الابتعاث ثم إحالته إلى الكلية.
- عرض الطلب على مجلس القسم العلمي.
- عرض الطلب على مجلس الكلية.
- عرض الطلب على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
- عرض الطلب على مجلس الجامعة لاتخاذ القرار.
- إصدار قرار تغيير الدولة أو الجامعة أو التخصص.
- قبول الطلب في سفير مع إرفاق صورة من القرار (الابتعاث الخارجي)، أو تزويد المبتعث بصورة من القرار (الابتعاث الداخلي).
- رفع الطلب في نظام سفير (الابتعاث الخارجي) أو تعبئة نموذج الطلبات عبر البريد الإلكتروني (الابتعاث الداخلي)، على أن يكون الطلب له علاقة مباشرة بالتخصص أو موضوع البحث (المادة 17)، مع إرفاق السجل الأكاديمي وتقرير الأداء وخطاب المشرف الدراسي يؤيد الطلب وبيانات المؤتمر أو الندوة أو الدورة التدريبية.
- تحديد تاريخ بداية ونهاية الطلب.
- تدقيق الطلب من إدارة الابتعاث ثم إحالته إلى الكلية.
- عرض الطلب على مجلس القسم العلمي.
- عرض الطلب على مجلس الكلية.
- عرض الطلب على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
- قبول الطلب في سفير (الابتعاث الخارجي)، أو إبلاغ المبتعث بالموافقة على الطلب عبر البريد الإلكتروني (الابتعاث الداخلي).
- رفع طلب الرحلة العلمية في نظام سفير (الابتعاث الخارجي) أو تعبئة نموذج الطلبات عبر البريد الإلكتروني (الابتعاث الداخلي)، مع تحديد تاريخ بداية الرحلة العلمية ومدتها على ألا تتجاوز 90 يوم كحد أقصى المادة (15 و20)، مع إرفاق خطاب الموافقة من جهة عينة البحث بالإضافة إلى خطاب المشرف الدراسي والسجل الأكاديمي وتقرير الأداء.
- تدقيق الطلب من إدارة الابتعاث ثم إحالته إلى الكلية.
- عرض الطلب على مجلس القسم العلمي.
- عرض الطلب على مجلس الكلية.
- عرض الطلب على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
- قبول الطلب في سفير (الابتعاث الخارجي)، أو إبلاغ المبتعث بالموافقة على الطلب عبر البريد الإلكتروني (الابتعاث الداخلي).
- أن يكون قطع واستئناف البعثة خلال فترة الابتعاث.
- تُطبق القواعد التنفيذية للمادة (28) من لائحة الابتعاث والتدريب لمنسوبي الجامعات الخاصة بقطع واستئناف البعثة.
- رفع الطلب في نظام سفير (الابتعاث الخارجي) أو تعبئة نموذج الطلبات عبر البريد الإلكتروني (الابتعاث الداخلي)، مع إرفاق السجل الأكاديمي وتقرير الأداء وخطاب المشرف الدراسي يؤيد الطلب إن وجد.
- تحديد تاريخ بداية ونهاية قطع واستئناف البعثة.
- تدقيق الطلب من إدارة الابتعاث ثم إحالته إلى الكلية.
- عرض الطلب على مجلس القسم العلمي.
- عرض الطلب على مجلس الكلية.
- عرض الطلب على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
- إصدار قرار قطع واستئناف البعثة.
- قبول الطلب في سفير مع إرفاق صورة من القرار (الابتعاث الخارجي)، أو تزويد المبتعث بصورة من القرار (الابتعاث الداخلي).
- مباشرة العمل من تاريخ بداية القطع والاستئناف.
- استئناف البعثة ابتداء من تاريخ نهاية فترة القطع والاستئناف.
يتم إنهاء بعثة المبتعث سواء داخل المملكة أو خارجها في الحالات الآتية (المادة 28):
- عدم قدرته على مواصلة الدراسة وفقًا للتقارير المتعلقة بسير دراسته.
- طلبه إنهاء البعثة والعودة إلى المملكة.
- إذا خالف الأنظمة أو التعليمات أو امتنع عن تنفيذها.
- إذا لم يحصل على المؤهل المطلوب في المدة المحددة.
- إذا ثبت توقفه عن الدراسة دون عذر مقبول.
إجراءات إنهاء البعثة كالآتي:
- رفع طلب إنهاء البعثة في نظام سفير (للمبتعثين الخارجيين) أو تعبئة نموذج الطلبات عبر البريد الإلكتروني (للمبتعثين الداخليين)، مع إرفاق المستندات الآتية:
- السجل الأكاديمي.
- تقرير الأداء.
- خطاب المشرف الدراسي.
- تدقيق الطلب من إدارة الابتعاث ثم إحالته إلى الكلية.
- عرض الطلب على مجلس القسم العلمي.
- عرض الطلب على مجلس الكلية.
- عرض الطلب على اللجنة الدائمة للابتعاث والتدريب.
- عرض الطلب على مجلس الجامعة لاتخاذ القرار بشأن إنهاء البعثة، وفي حال الموافقة، فللمجلس اتخاذ أحد الخيارات التالية (المادة 30):
- اتخاذ قرار بطي القيد في مدة لا تتجاوز سنة من تاريخ إنهاء البعثة.
- الإحالة إلى وظيفة إدارية إذا كانت الجامعة في حاجة لخدماته.
- الإبقاء على وظيفته وتحديد مدة لاستئناف دراسته العليا لا تتجاوز سنتين، وفي حال تجاوزها يُطبق أحد الخيارين أعلاه.
- قبول الطلب في نظام سفير مع إرفاق صورة من القرار (للمبتعثين الخارجيين)، أو تزويد المبتعث بصورة من القرار (للمبتعثين الداخليين).
- رفع طلب إنهاء البعثة في نظام سفير (الابتعاث الخارجي) أو تزويد إدارة الابتعاث عبر البريد الإلكتروني (الابتعاث الداخلي)، بصورة من خطاب منح الدرجة أو وثيقة التخرج.
- قبول الطلب من الملحقية مباشرة (الابتعاث الخارجي).
- تصدر إدارة الابتعاث قرار إنهاء البعثة.
- بدل الترحيل (المادة 22):
- يصرف مرة واحدة للمبتعث إلى جامعة في مدينة أخرى خارج مقر العمل.
- يعادل راتب شهر إذا كانت المسافة بين المدينتين تماثل المسافة المقررة لصرف الانتداب.
- يتقدم المبتعث بطلب بدل الترحيل بعد بدء البعثة مباشرة.
- بدل الكتب والمراجع (المادة 24):
- يصرف سنويًا للمبتعث ويعادل راتب شهر واحد.
- يقتصر صرفه على المدة الأساسية للابتعاث فقط دون التمديد.
- بدل طباعة وتجليد الرسالة (المادة 25):
- يصرف مرة واحدة بمبلغ (4000) ريال لدرجة الدكتوراه.
- يُصرف بعد إصدار قرار إنهاء البعثة.
- يتقدم المبتعث بطلب صرف البدلات بعد بدء البعثة من خلال تعبئة النموذج المخصص وإرساله إلى إدارة الابتعاث.
- تدقيق الطلب من قبل إدارة الابتعاث.
- إحالة الطلب إلى رئيس القسم العلمي للاطلاع والاعتماد.
- إعادة الطلب إلى إدارة الابتعاث.
- إحالة الطلب إلى إدارة الرواتب والاستحقاقات لصرف البدل.
- يمكن للمبتعث متابعة حالة الصرف من خلال حسابه في بوابة الجامعة الإلكترونية.
يجب على المبتعث مباشرة عمله بالجامعة خلال ثلاثين يوماً من تاريخ انتهاء دراسته بعد حصوله على الدرجة العلمية المطلوبة أو بعد طلب إنهاء البعثة، حسب ما جاء في نص المادة 188 من اللائحة التنفيذية للموارد البشرية: "على المبتعث مباشرة عمله بالجامعة خلال ثلاثين يوما من تاريخ انتهاء دراسته". أما المبتعث العائد من بعثته قبل حصوله على الدرجة العلمية المطلوبة تُحسب هذه الفترة ابتداءً من تاريخ إيقاف الصرف عليه.
يتقدم المبتعث بطلب خطاب "تمكين مباشرة العمل" من إدارة الابتعاث عبر البريد الإلكتروني srd@seu.edu.sa أو من خلال التواصل على الرقم (0539809547)، يٌمكنه هذا الخطاب من مباشرة العمل في الجامعة إلى حين الانتهاء من إجراءات إصدار قرار إنهاء البعثة.
على المبتعث التواصل مباشرة مع رئيس القسم العلمي أو مدير فرع الجامعة لبدء مباشرة العمل بعد إصدار خطاب التمكين، إذا تمت المباشرة في مقر العمل يصدر (خطاب مباشرة العمل) من الكلية أو مدير الفرع موجه إلى الإدارة العامة للموارد البشرية وصورة إلى إدارة الابتعاث.
وهنا ننبه على أنه لاعتماد المباشرة بشكل رسمي في الإدارة العامة للموارد البشرية يتطلب الأمر صدور قرار إنهاء البعثة، والذي يتضمن تاريخ آخر مخصص صرف للمبتعث من قبل الملحقية الثقافية السعودية ببلد الابتعاث. وبالتالي يجب على المبتعث تقديم طلب إنهاء البعثة لتسجيل تاريخ آخر مخصص صرف له ليتم استكمال إجراءات إصدار قرار الإنهاء.
إن معرفة تاريخ أخر مخصص صرف للمبتعث من قبل الملحقية مهم جدا حيث يُبنى عليه تسوية الرواتب وصرف الفروقات، بحيث يصرف كامل الراتب اعتبارا من تاريخ آخر مخص صرف له في حال إنهاء البعثة، وهي عملية تتم إلكترونيا ولا يمكن أن تتم إلا بصدور قرار الإنهاء.
فينبغي على المبتعث الذي يرغب بإنهاء بعثته أو تأجيلها المبادرة بتقديم الطلب عبر نظام سفير حتى لا يتأخر صرف كامل مستحقاته، وليتم كذلك تغيير حالته الوظيفية في قاعدة بيانات الإدارة العامة للموارد البشرية من "مبتعث" إلى "على رأس العمل".
تنبيه:
- في حال تجاوز المدة المحددة لمباشرة العمل يُعد انقطاع عن العمل ابتداءً من تاريخ منح الدرجة أو إيقاف الصرف، ولا تُحتسب مدة السماح ضمن أيام مباشرة العمل.